ЭТИКА ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЫ
Рекомендации активному пользователю Интернет-переписки
Электронная почта как вид связи, становится главным в современном мире, постепенно вытесняя бумажные носители.
Миллионы людей во всем мире уже имеют электронные адреса, а деловой человек получает в среднем до 30—40 сообщений в день. Скорость передачи электронных сообщений, помноженная на отсутствие невербальных проявлений (язык тела, интонация, зрительный контакт), требуют от нас еще больше сдержанности и самоконтроля. Поэтому электронное пространство — не место для критики и выяснения отношений!
Как любой другой вид общения, электронная почта имеет свои правила этикета:
1. Отвечайте сразу!
Одна из привлекательных сторон электронного послания — его почти мгновенная передача.
Отправители сообщений по праву ожидают от нас такого же быстрого ответа. Если нет возможности ответить в тот же день, по крайней мере, подтвердите получение сообщения и укажите срок, в течение которого дадите конкретный ответ. Если вы не имеете доступа к электронной почте, предупредите своих адресатов о возможной задержке ответа заранее.
2. Будьте вежливы! 
Электронное сообщение имеет более неформальный характер по сравнению с деловыми письмами. Но кто сказал, что в виртуальном общении люди согласны на меньшее уважение к ним? Не забывайте про такие слова, как «здравствуйте», «до свидания», «пожалуйста». Если некто делает что-нибудь для Вас, никогда не ленитесь напечатать слово «Спасибо».
3. Ошибкам – нет!
В электронных сообщениях допускаются опечатки. Однако много опечаток Ваши адресаты могут счесть не за невнимательность, а за неуважение.
Тот факт, что электронная почта — быстрый способ связи, вовсе не означает, что она должна быть небрежной. А потому не сочтите за труд и проверьте Ваше сообщение перед тем, как его отправлять. Минута, потраченная на исправление ошибок, работает на Вашу репутацию!
4. Заглавные буквы — только при необходимости!
Вы можете использовать заглавные буквы в тексте только для выделения важной информации, чтобы привлечь к ней внимание адресата.
Весь текст, напечатанный заглавными буквами, утомляет и трудно читается. Согласно электронному этикету послания должны быть нейтральными. Заглавные буквы на Интернет-языке — это сверхэмоционально и означает крик.
5. Краткость – сестра таланта!
Сообщения не должны быть длинными и перегруженными деталями. Слишком сложная информация читается с трудом, а объемные приложения замедляют передачу письма. Но это совсем не означает, что нужно сокращать слова или изменять их до неузнаваемости. Помните, что Ваш адресат – это собеседник, а не дешифровщик!
6. Осторожней с юмором!
В общении мы часто сопровождаем свои шутки соответствующей мимикой, жестами и интонациями, что облегчает понимание. В виртуальном общении Ваш юмор, который Вам кажется очень тонким, может быть воспринят в лучшем случае как обидный сарказм или просто глупость, а в худшем – оскорбить или обидеть собеседника.
7. Выдержка и еще раз выдержка!
Электронные письма, написанные под влиянием эмоций, получили название «флэймов», от англ. — «flaming» (агресивная, буйная атака). Это дурной тон. Не торопитесь саркастически или зло ответить на «flaming», лучше выдержать паузу. Может быть резкость письма вызвана настроением или разницей культур. Остановитесь, отвлекитесь и подумайте еще раз. Не посылайте флэймов и не отвечайте на них! Большинство «электронных войн» можно погасить очень просто.
8. Не забывайте об оформлении письма!
Всегда включайте поле «Тема» в ваше сообщение. Практически все пользователи электронных сообщений отображают эту строку при просмотре почтового ящика, и часто оно является тем самым ключом, по которому происходит поиск и сортировка электронных писем. В случае если вы отвечаете на чье-либо сообщение, и при этом изменяется основная мысль, которая обсуждается, изменяйте соответственно и тему. Лучше начинать обсуждение нового вопроса созданием нового письма.
Тема письма — это красная нить смысла всего сообщения, поэтому изменение предмета обсуждения без изменения темы письма может привести к путанице и затруднениям.
9. Ответы!
Цитируйте в своем ответе оригинальное сообщение в объеме, достаточном для того, чтобы можно было правильно восстановить контекст данного письма. Помните, что электронная почта не является таким же моментальным способом передачи мыслей, как, к примеру, телефон. Поэтому адресат может иногда просто не восстановить смысл вашего письма (если он забыл начало переписки на эту тему).
Особенно это актуально, если он получает много писем каждый день. Включение нужных кусков исходного письма в ваше сообщение поможет получателю легко понять, о чем идет речь.
Наиболее раздражающая вещь, которую вы можете встретить в электронной переписке — это цитирование вашего же 1-2-страничного письма, возвращенного с припиской «Я тоже!».
10. Адресная строка!
Тщательно следите за тем, кому адресовано Ваше письмо, т. к. могут возникнуть неприятные
для Вас ситуации при случайной отсылке личного сообщения в мейл-лист (т. е. нескольким получателям сразу). Всегда помните, что не существует такой вещи, как безопасная почтовая система. Неразумно посылать очень личную или важную информацию электронной почтой (номера своих кредитных карточек, данные документов). Запомните, что всегда есть вероятность того, что Ваше приватное сообщение тем или иным путем может попасть «не к тем людям».
11. Подпись – это вежливо!
Всегда используйте подпись: во многих почтовых системах, особенно там, где почта проходит несколько шлюзов (при этом могут теряться иные ваши идентификаторы, а как-то: поля «Отправитель», «Тема» и т. д.), Ваша подпись может стать единственным признаком, который сможет поведать получателю, кто вы. Кроме того, это просто вежливо.
Создав свое электронное сообщение, прочтите его перед отправкой, и спросите себя самого о том, как бы вы отреагировали на такое письмо, получив его. Время, затраченное на то, чтобы сделать электронную почту корректнее — хорошо потраченное время!